Die Verwaltung der Kundendaten ist schon immer ein brisantes Thema. Die DSGVO hat dieses Thema zusätzlich noch einmal verschärft. Laut diversen Studien sind Kundendaten die wertvollste Ressource weltweit. Sie können quasi als Treibstoff des digitalen Zeitalters bezeichnet werden. Kundendaten müssen daher sehr sorgfältig behandelt werden. Wenn man das nicht tut, so kann das schwerwiegende Konsequenzen haben.
Datensicherheit ist nicht erst seit der DSGVO wichtig
Die Datensicherheit sollte schon immer ein wichtiges Thema in jedem Unternehmen sein. Nicht umsonst fliest dies oft in die Hosting Bewertungen mit ein. Die DSGVO und die Digitalisierung haben dieses Thema allerdings nochmals verschärft. Das Kundendaten ein wertvolles Gut sind, haben diverse Hacker Angriffe schon in der Vergangenheit gezeigt.
Beispielsweise kam es im Jahr 2016 bei Uber zu einer sehr großen Datenschutzpanne, als sich Hacker den Zugriff auf die Daten von 57 Millionen Menschen, darunter 600.000 Führerscheinnummern, verschafften. Neben der finanziellen Schadensregulierung verursacht ein solcher Angriff ebenfalls einen großen Imageschaden. Das ist kein Einzelfall, auch Yahoo, Under Armour, Equifax und eBay haben schon größere Datenschutzpannen hinter sich. Andere wie Software Eule gehen das Thema proaktiv an.
Wie Kundendaten sicher speichern und verwalten?
Wenn Unternehmen Kundendaten erfassen, dann benötigen Sie einen Plan, um Informationen wie Namen, Telefonnummern, Adressen und andere sensible Daten sicher zu speichern. Dies stärkt das Vertrauen der Kunden und kann ein mögliches Desaster verhindern. Auch schützt man sich dadurch von Bußgeldern, die im Falle eines Datenlecks auf das Unternehmen zukommen können.
Wer Kundendaten sicher speichern will, der sollte in ein gutes CRM-System investieren, welches zudem regelmäßig Backups erstellt oder die manuelle Sicherung ermöglicht. Nahezu alle CRM-Anbieter haben ihre Systeme inzwischen DSGVO konform angepasst. Auch sollte die Mitarbeiter eines Unternehmens über den Umgang mit sensiblen Kundendaten geschult werden. Zudem ist es wichtig, dass Kundendaten immer nur an einer Stelle gespeichert werden. Das macht zum einen das Aktualisieren leichter und verringert die Angriffswahrscheinlichkeit.
Kundendaten in einem CRM-System speichern
Die Zeiten, in denen man Kundendaten noch in einer Excel Tabelle oder gar auf Papier gespeichert hatte, sind längst vorbei. Wer den Datenschutz ernst nimmt, speichert die Kundendaten zukünftig nur noch in einem zertifizierten CRM-System, welches die Anforderungen der DSGVO erfüllt.
Ein CRM-System bietet zahlreiche Vorteile. Zum einen befinden sich die Daten an nur einem Ort und sind dadurch einfacher zu aktualisieren. Kundeninformationen können besser verfolgt werden und man hat ein einheitliches Bild des Kunden. Bei großen Anbietern, besonders bei Cloud-Systemen, muss man sich auch keine Sorgen um ein Backup-System machen, da dies meist direkt von CRM-Anbieter sichergestellt wird.
Welche Daten werden wirklich benötigt?
Die meisten Unternehmen neigen dazu viel zu viele Daten zu speichern, die tendenziell gar nicht mehr benötigt werden oder gar wichtig sind. Diese Praxis spiegelt sich in Kundenbewertungen leider nicht negativ wieder. Das Speichern von zu vielen oder von alten Daten ermöglicht Angreifern natürlich auch mehr Daten zu erlangen. Zusätzlich schafft es Vertrauen bei den Kunden, wenn dieses wissen, welche Daten über sie gespeichert sind. Hier sorgte beispielsweise Facebook im Jahr 2018 für einen großen Skandal als bekannt wurde das Datenunternehmen Cambridge Analytica die Informationen von 50 Millionen Facebook-Usern ohne deren Wissen gesammelt hatte.
Unternehmen sollten versuchen nur so viele Daten zu sammeln wie nötig sind. Also beispielsweise nur die Daten, die für einen Geschäftsabschluss benötigt werden. Benötigt man nur den Namen und die E-Mail-Adresse eines potenziellen Kunden, dann sollten auch nur diese Daten gespeichert werden.