Wie man eine erfolgreiche hybride Veranstaltung plant

Die Pandemiesituation in den Jahren 2020 und 2021 hat der Veranstaltungsbranche klar die Grenzen aufgezeigt. Damit die verschiedenen Unternehmen aus dem Bereich weiter bestehen konnten, mussten Lösungen her. Eine dieser Neuerungen sind zum Beispiel hybride Veranstaltungen. Diese Veranstaltungen finden gleichzeitig analog und digital statt. Mit der richtigen Planung wird eine hybride Veranstaltung zum Erfolg.

Die hybride Veranstaltung ist nicht mit einem Livestream zu verwechseln

Zuerst muss geklärt werden, was eine hybride Veranstaltung ist. Es handelt sich dabei um ein Event, das teilweise analog und digital stattfindet. Bei der analogen Präsenzveranstaltung sind nur wenige Besucher, Zuschauer oder Gäste vor Ort. Damit trotzdem sehr viele Personen teilnehmen können, wird diese Veranstaltung per Livestream ins Internet übertragen. Interessierte können von jedem Ort der Welt aus an diesem Event teilnehmen. Voraussetzungen dafür sind ein Computer oder Notebook und eine stabile Internetverbindung. Der Unterschied zu einem einfachen Livestream besteht darin, dass die Teilnehmer über das Internet live an der Veranstaltung teilnehmen können. Es lassen sich in diesem Format zum Beispiel Konzerte und Festivals präsentieren. Auch die Durchführung von Kongressen, Podiumsdiskussionen und Produktmessen sind als hybride Veranstaltungen durchaus möglich, wenn die richtigen Voraussetzungen geschaffen werden und die Planung stimmt.

Planung und Organisation müssen bei hybriden Veranstaltungen stimmig sein

Hybride Veranstaltungen müssen von den Veranstaltern bis ins Detail geplant werden. Da Teilnehmer in Präsenz anwesend sind, muss die passende Location gewählt werden. Es ist daher wichtig, die richtige Größe der Räumlichkeiten auszusuchen. Teilnehmer in Präsenz und die Online-Teilnehmer an der Veranstaltung müssen immer gleichbehandelt werden. Dies ist vor allem wichtig, wenn für die Teilnahme gezahlt wurde. Wie bei einer Präsenzveranstaltung ist die Einhaltung der angegebenen Zeiten sehr wichtig. Digitale Teilnehmer befinden sich vielleicht in anderen Zeitzonen oder unterbrechen für die Veranstaltung ihre Tätigkeit. Planer von hybriden Veranstaltungen müssen ein besonderes Augenmerk auf die Übertragungstechnik legen. Wie bei Livestreams oder Live-Mitschnitten für VOD-Content müssen Ton und Bild einwandfrei funktionieren. Auch die Einbindung des digitalen Publikums muss einwandfrei funktionieren. Die Veranstalter der Events sollten sich im Bereich Audio und Video mit Profis zusammentun. Ist die hybride Veranstaltung kostenpflichtig, bietet sich selbstverständlich ein digitales Ticketing mit QR-Code an. Dadurch steht auch schon im Vorfeld fest, wie viele Teilnehmer analog und digital teilnehmen.

Hybride Veranstaltungen bieten Vorteile und Nachteile

Besonders im unternehmerischen Bereich bietet die hybride Veranstaltungsform Chancen, Möglichkeiten und viele verschiedene Vorteile. Es kann durchaus behauptet werden, dass die Veranstaltungsform gegenüber einer Präsenzveranstaltung nachhaltiger ist. Weitere Vorteile sind zum Beispiel:

– eine höhere Reichweite

– geringere Kosten für Veranstalter und Teilnehmer

– verschiedene Interaktions- und Aufzeichnungsmöglichkeiten

– umweltfreundlich, da geringerer CO2-Ausstoß

Selbstverständlich haben hybride Veranstaltungen auch gewisse Nachteile. Da im gewissen Sinne zwei Veranstaltungen durchgeführt werden, ist der Arbeitsaufwand entsprechend höher. Für die analoge und digitale Betreuung der Teilnehmer wird zusätzliches Personal benötigt. Damit die Voraussetzungen für eine analoge und digitale Veranstaltung geschaffen werden können, müssen Veranstalter oder Unternehmen vorab in die benötigte Technik investieren. Auch das Mieten des Equipments ist möglich.